Det er veldig viktig å regelmessig sikkerhetskopiere dine data, så det kan så skje at du kan jobbe på et svært viktig prosjekt, på randen av å fullføre det, og datamaskinen krasjer mens du har nesten ferdig. Det kan være veldig frustrerende hvis du ikke faktisk har lagret filen, som betyr at du kan miste alle dataene helt. Det er derfor det er svært viktig å holde sikkerhetskopiere dataene dine så ofte som mulig. Noen ganger kan det skje at du kan miste alle dine viktige filer, som virksomhet filer, familiebilder, musikk eller dine selvangivelse permanent. Datamaskinen krasjer hovedsakelig på grunn av maskinvarefeil, og det er bare et spørsmål om når det skjer, og ikke hvis det happens.Backing opp refererer til å skape en alternativ lagringsplass for viktige filer, i en permanent lagringssted, for å sikre at viktige data er ikke tapt hvis harddisken krasjer. Sikkerhetskopiere hele harddisken er tidkrevende, og dermed vanskelig å utføre på en jevnlig basis. Mens du gjør en normal back-up, er det tre kategorier av data som må sikkerhetskopieres. Dette er dine dokumenter, e-postmeldinger og kontakter i adresseboken, og din favoritt Internett-koblinger. Dokumenter kan inneholde tekstbehandling filer, regneark, databaser og presentasjoner gjort på Power Point. Det er alltid bedre å lagre alle filene i én mappe, som "Mine Dokumenter"-mappen på datamaskinen. Det er viktig å vite hvor filene er lagret, slik at de er lettere å finne og backup. E-post data og viktige internett-lenker kan lagres i en annen mappe, avhengig av operativsystemet som brukes. De viktigste faktorer som må tas i betraktning når bestemme frekvensen av back-up bør være følgende. Først må du finne ut hvor mange filer du skal jobbe med, og hvor ofte endringer vil bli gjort til filene eller nye filer som er opprettet. Dernest må du se på hvor viktig data er, og hvilke filer er mer viktig, vil det uansett hvis du mistet filene du jobbet på i dag, forrige ukes eller forrige måneds filer. Det bør være en plan laget på en slik måte at det ikke er for vanskelig å oppdatere data fra den siste sikkerhetskopiering. I tilfelle du jobber på en database som oppdateres daglig, så er det viktig å ha en daglig backup. På den annen side, hvis du arbeider på papir eller databaser som kun kreves ved månedens slutt, er det nok til å lage en sikkerhetskopi på slutten av måneden. Det er mange programvare som planlegge automatiske sikkerhetskopier som skal gjøres i tillegg. Sikkerhetskopier kan også være planlagt når det er nedetid på kontoret. Det er også viktig å gjøre en ekstra backup før du utfører vedlikeholdsoppgaver eller lage programvare endringer i systemet. Det er noen anbefalte måter å utføre en backup. En av dem er å utføre en zip disk, noe som er nyttig når du dra og slippe filer for sikkerhetskopiering. Dette kan gjøres for filer som spenner 100-750 MB i størrelse. En backup kan også lages i en overskrivbar CD som kan lage en sikkerhetskopi i løpet av fem minutter. Dette er også for små filer opptil 700 MB i størrelse. For store data som ikke kan passe inn CDer, kan overskrivbare DVDer brukes. Data fra 4 til 10 MB kan sikkerhetskopieres i disse DVDer. Med disse vanlige metodene for sikkerhetskopiering av data, kan du sikre at du ikke mister noen av dine verdifulle filer, og en harddisk vil ikke føre til at du ivrige øyeblikk lenger
By:. Melissa Ray