Kjøre et hjemmekontor kan være svært prøver uansett om du bruker den til å holde oversikt over familiens økonomi eller kjører en liten bedrift der. Hvis du ikke holder orden på papirene dine og andre elementer på en måte som gir mening, vil du aldri være i stand til å finne ting når du trenger dem. Regninger kan ikke få betalt i tide, pådra sent avgifter og andre straffer rett og slett fordi de ble begravd under andre poster. Det finnes en rekke systemer som du kan bruke til å lage ditt hjemmekontor så mye mer effektiv, men det er en rekke ulemper å vurdere med them.Systems som krever krever Skannere eller LabelersSome dokument styringssystemer at alle dine papir filer bli skannet og deretter formatert til en harddisk for "filing". Det er ofte mange ting som ikke kan skannes og det er problemer med skanneren selv. Hvis du ikke har en skanner, ville denne typen arkivsystem foreslår at du kjøper en. Og dette dokumentet styringssystem kan ikke være ideelt fordi når du har skannet alt og sette den på datamaskinen, hva om at systemet krasjer eller du ikke er i nærheten av din datamaskin for det øyeblikket? Med en skanning dokument styringssystem, merking alt ikke alltid jobbe heller, spesielt siden det gjør ingenting for å få alt organisert. Jada, vet du at de er alle hjem regninger sitter der i pent merket fil mappe, men de blir flyttet fra sted til sted fordi de har ingen reell utpekt sted og de ender opp begravd en gang på nytt.Et Hybrid, Better SolutionThere er en filing system for kontorer med en hybrid av tradisjonell arkivering og datamaskinen søk oppfinnsomhet som har muligheten til å hjelpe deg å effektivisere arkivsystem og finne elementer uten å måtte løpe ut og kjøpe dyrt utstyr. Du trenger ikke skanne varene dine slik at du kan bruke samme arkivsystem programvare for å organisere bøker og andre elementer som du ikke ville være i stand til å skanne. Filene er satt opp i indeksen nummerert, hengende filer med etiketter som du skriver ut fra programvaren. Disse filnummer aldri forandre seg, men informasjonen som er lagret i dem kan. Etter at alt er der den skal være, og element navn og søkeord relatert til elementene blir indeksert inngått programvarens database, konverteres informasjonen til søkbare filer. Alt du trenger å gjøre er å få tilgang til en datamaskin og gjennomføre et google-lignende søk for å finne akkurat det du leter etter i seconds.Your hjemmekontor er nå organisert som en miniatyr databank, som din egen personlige versjon av World Wide Web. Alle dine papir filer er der for å få tilgang til et raskt søk. Innlevering programvaren vil generere et søkeresultat, og viser deg nøyaktig hvilke hengende fil mappe den forespurte informasjonen er i og hvor du skal få tilgang til den. Det er ingen leting gjennom flere ulike filer for å finne et element på grunn av ulike tankeprosesser for innlevering fra dag til dag
By:. Janet Baker